5 critères pour choisir un logiciel de reporting RSE

Date de publication :
2021-09-21

Que ce soit pour être conforme aux législations, telle que la Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF) en France et la « Non-financial reporting directive » (NFRD) en Union européenne, ou encore pour suivre  l’évolution des attentes des parties prenantes, le reporting extra-financier devient incontournable pour un nombre croissant d’entreprises.

Mais publier un rapport de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) ou de Développement Durable requiert d’utiliser les méthodologies et outils adéquats. Utiliser un logiciel dédié au reporting de performance extra-financière en fait partie. Issus de notre propre expertise en reporting RSE et Développement Durable, voici 5 critères à inclure dans votre réflexion lors de la sélection d’un logiciel pour suivre vos initiatives en développement durable. 

Pourquoi un logiciel de reporting RSE ?

L' utilisation de logiciels de reporting RSE présente de nombreux avantages comparés à d’autre méthodes (échanges par emails, tableaux Excel, etc...). Voici ceux que nous avons répertoriés: 

  • Un logiciel dédié permet d’automatiser la plupart des tâches (collecte, calculs, etc) pour rendre le processus plus rapide, efficace et donc souvent moins cher 
  • Il assure la véracité et sécurité des données et des indicateurs de performance, pour vous fournir des analyses fiables
  • Certains logiciels, tels que Metrio, offrent des solutions pour faciliter la communication autour du développement durable avec les  parties prenantes (investisseurs, institutions, consommateurs, agences de notation, etc) afin de les engager davantage et de recueillir leur point de vue en termes de matérialité.

Comment choisir le logiciel de reporting RSE adéquat pour son entreprise ? 

Pour comme toute sélection de fournisseur, votre entreprise doit préparer un cahier des charges qui souligne l’objectif, les contraintes et l’échéancier. En tant qu’éditeur logiciel spécialisé dans le développement durable, voici quelques critères que nous vous invitons à ajouter: 

Flexibilité de la solution et évolution de la matérialité

Certaines solutions sont très rigides et ne vous donnent pas la main pour ajuster les données à collecter et les indicateurs de performance à suivre. Si votre entreprise cherche à faire évoluer sa matérialité régulièrement, assurez-vous de choisir une solution qui vous permettra de récolter et analyser facilement de nouvelles données au fur et à mesure. 

Les tendances actuelles en terme de reporting RSE sont à la standardisation des cadres de référence et à la double matérialité, c'est-à-dire un reporting incluant une analyse RSE et des risques ESG. Dans le contexte du développement de ces nouvelles bonnes pratiques, la flexibilité de la solution est importante pour pouvoir y répondre tout en permettant de suivre les indicateurs de performance propres à votre entreprise. 

Parties prenantes et objectifs du reporting 

Bien définir un ordre de priorités entre les objectifs (répondre aux obligations légales, être transparent, optimiser ses opérations, avoir une meilleure vision de sa performance, ou encore créer des opportunités de communication, etc) et les parties prenantes (investisseurs, consommateurs, institutions, etc) permettra de choisir la meilleure solution pour vous accompagner sur le long terme. Au delà des fonctions et des avantages immédiats de la solution, connaître les objectifs et parties prenantes vous donne de la visibilité sur les besoins futurs de l’entreprise et ainsi quel type de solution à privilégier. 

La place du développement durable à l’interne

Comme tout autre département d’une entreprise, les équipes du développement durable doivent souvent collaborer avec les équipes des opérations, du marketing et des communications. Si cette coopération est étroite, assurez-vous que la solution va aussi leur servir;

  • Comment soutenir le personnel aux opérations, jusqu’au niveau le plus granulaire ? Par exemple, est-ce que les gestionnaires d’usines ou de magasins ont besoin d’un tableau de bord pour suivre leur empreinte écologique et ajuster pour atteindre les objectifs?
  • Est-ce que les équipes de marketing et communications vont fortement exploiter les initiatives en développement durable pour démarquer l’entreprise? Veulent-ils aller plus loin que le simple PDF avec par exemple un rapport interactif en ligne qui démontre le leadership de l’entreprise ?
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Identifier les étapes clés du reporting à améliorer

La mise en place d’un logiciel RSE devrait se faire avec une vue globale des enjeux et intérêts RSE de votre entreprise ainsi que de façon itérative pour progressivement faciliter le processus. Par exemple, identifiez clairement;

  • Quels sont les types de données à collecter pour les rapports RSE;
  • Quelles en sont les sources et comment vous pouvez les collecter (automatiquement, manuellement) pour assurer fiabilité et efficacité;
  • Quels types de données sont les plus difficiles à récolter et à analyser; 
  • Les différentes étapes qui sont complexes, inefficaces ou fastidieuses.

Ceci vous permettra d’identifier les fonctions à privilégier dans un logiciel ainsi que  les étapes  les plus prioritaires pour sa mise en place.

Gestion des données ESG

Traditionnellement, certains indicateurs de performance qui sont associés aux activités RSE. On pense ici à  la santé, la sécurité et le bien être des employés ou encore l’empreinte environnementale qui étaient sous la responsabilité des départements Santé, Sécurité et Environnement auparavant. 

D’autres données sont issues des départements des Ressources humaines (nombre d’employés, formations, âge, etc.) ou des Finances et Comptabilités (dépenses, revenus, etc). Dans le contexte où le développement durable est maintenant incorporé à tous les niveaux de l’entreprise, suivre et déclarer sa performance extra-financière peut être complexe. Assurez-vous que le logiciel choisit sera soit utilisable soit pourra s’intégrer à travers tous les départements.

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