6 critères pour choisir un outil de déclaration de performance extra-financière

Si vous avez suivi la récente évolution de la législation en matière de divulgation, vous avez probablement remarqué que le monde n’aborde plus le développement durable et la responsabilité sociale des entreprises (RSE) de la même manière. Les cadres de divulgation sont de plus en plus normalisés, et les gouvernements, les investisseurs et même les consommateurs s’attendent à ce que les entreprises déclarent leur performance extra-financière avec plus de transparence.

L’un des meilleurs moyens pour une entreprise de répondre à toutes ces attentes est de publier un rapport de performance extra-financière. Mais après avoir préparé un premier rapport au prix de laborieux efforts, vous arriverez peut-être à la même conclusion que de nombreuses autres entreprises : la production d’une déclaration de performance extra-financière serait beaucoup plus facile si vous aviez un outil pour simplifier et centraliser toutes les étapes.

Pourquoi échanger vos chiffriers pour une solution de déclaration de performance extra-financière?

Bien sûr, le monde des affaires ne serait rien sans le café, les courriels et les chiffriers. Mais lorsque vous devez orchestrer un projet avec des dizaines de collaborateurs dispersés dans des centaines d’emplacements, rien ne vaut un outil spécialisé. Plus précisément, un logiciel de déclaration de performance extra-financière vous aidera à réaliser les tâches suivantes :

• Rassembler dans un seul outil des données provenant de plusieurs sources et suivre les progrès de votre équipe pour vous assurer de respecter les délais de déclaration et de divulgation.
• Automatiser certaines tâches, comme les suivis et les calculs, pour vous permettre de travailler plus rapidement et plus efficacement à moindre coût.

• Traiter et analyser vos données brutes pour que vous puissiez voir si vous respectez les cadres normalisés ou si vous répondez à vos objectifs de durabilité internes, et puissiez établir les prochaines étapes.
• Confirmer que vos données sont exactes, vérifiées et sûres, afin que les agences de notation, les auditeurs et les autres organisations puissent les évaluer en toute fiabilité.
• Informer vos parties prenantes (investisseurs, personnel, clientèle, agences de notation, etc.) de votre rendement et stimuler leur engagement.
  

Ciblez bien vos besoins

Pour choisir l’outil qui convient le mieux à votre entreprise, vous devez tenir compte de plusieurs choses :

• Que souhaitez-vous accomplir avec l’outil, et dans quel délai?
• Qui utilisera et gérera l’outil?
• Quels indicateurs sectoriels allez-vous suivre?
• Qui sont les destinataires de vos rapports et de quels renseignements ont-ils besoin?
• Selon quels cadres allez-vous faire vos déclarations, le cas échéant?
• Quel est votre budget?
  

Utilisez cette liste de contrôle pratique

Comment faire pour choisir parmi tous les outils sur le marché? Voici six questions que vous devriez vous poser pour vous assurer de choisir le bon logiciel de déclaration de performance extra-financière pour votre entreprise.

1. La solution peut-elle vous aider à être plus efficace?

Les entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de déclaration de performance extra-financière principalement pour éliminer des tâches manuelles, gagner du temps et réduire les coûts. Choisissez un outil qui peut :

• Prendre entièrement en charge votre cycle de déclaration, de la collecte des données et de l’analyse à la production des rapports et à la communication avec les parties prenantes. Ainsi, vous n’aurez pas à vous procurer de licences pour plusieurs logiciels ni à investir chaque année dans la refonte des rapports.
• Augmenter l’efficacité de vos processus en éliminant les étapes complexes, peu productives et laborieuses.
• Permettre la saisie manuelle et automatique de données depuis diverses sources.
• Vous donner un moyen de vérifier les données brutes saisies par votre équipe, afin que vous puissiez générer des indicateurs de performance fiables.

2. La solution peut-elle assurer un suivi de tous les indicateurs utiles à votre entreprise?

Quand la durabilité fait partie intégrante d’une organisation, il peut être compliqué de faire le suivi de la performance non financière. Que vous mesuriez les incidents liés à la santé ou à la sécurité ou les émissions de gaz à effet de serre de portée un, deux ou trois, votre logiciel de déclaration extra-financière doit être assez puissant pour :

• Recueillir des données très détaillées, prendre en charge des calculs pointus et personnalisés et traiter de grands volumes de données.
• Convertir en mesures les données brutes provenant de sources multiples et utiliser des unités communes.
• Faire la distinction entre les données brutes et les données vérifiées, et détecter les variations inhabituelles.
• Traiter vos données pour générer des indicateurs de performance que vous pourrez actionner.
  

3. La solution peut-elle être utilisée par toutes vos équipes?

Les professionnels du développement durable doivent souvent collaborer avec une multitude de services qui ont tous des besoins différents. Par exemple, vos équipes de marketing et de communications pourraient vouloir parler de vos initiatives de développement durable pour faire sortir l’entreprise du lot, alors que les ressources humaines pourraient vouloir produire un rapport trimestriel sur la diversité et le bien-être. Quant aux directeurs d’usines ou de magasins, ils pourraient avoir besoin de consulter leurs indicateurs clés de performance environnementale pour s’assurer qu’ils respectent les objectifs. Toutes ces équipes devront aussi avoir un moyen de transmettre leurs données pour qu’elles soient regroupées dans une seule base de données.

Pour être utile à l’échelle de votre entreprise, une solution de déclaration de performance extra-financière doit avoir les caractéristiques suivantes :

• Être hébergée dans le nuage, pour que tous les utilisateurs puissent y accéder de façon sécuritaire et de n’importe où dans le monde.
• Avoir une interface utilisateur conviviale et pouvoir être facilement intégrée dans toutes vos équipes.
• Offrir à vos collaborateurs internes et externes un moyen simple de transmettre des données et des pièces justificatives à votre système, afin que vous passiez moins de temps à rechercher et à saisir des informations.
• Vous donner des vues d’ensemble et des vues détaillées des défis et des occasions que votre entreprise rencontre sur le plan des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG), par exemple, une combinaison de tableaux de bord visuels et de rapports interactifs.
  

4. La solution peut-elle vous aider à atteindre tous vos objectifs de durabilité?

Le logiciel de déclaration de performance extra-financière qui sera le plus utile à votre entreprise à long terme est celui qui répond non seulement à vos priorités actuelles, mais qui pourra aussi s’adapter à vos besoins futurs. Idéalement, il devrait être assez polyvalent pour vous aider à :

• Améliorer votre performance ESG et optimiser vos activités en générant des informations claires et concrètes sur les tendances qui émergent de vos données.
• Vous offrir de nouveaux moyens de communiquer de l’information et de faire preuve de transparence avec l’ensemble de vos parties prenantes, notamment votre clientèle, les analystes en investissement, les institutions, votre équipe de gestion et votre personnel sur le terrain (par exemple, la plupart des gens auront plus de facilité à comprendre un site Web interactif qu’un rapport dans un format PDF statique).
• Respecter les exigences de divulgation et la réglementation grâce à un suivi de vos mesures personnalisées et des mesures standards importantes pour les organisations clés du secteur du développement durable
• Fournir aux agences de notation et aux cabinets d’audit les renseignements dont ils ont besoin dans un format facilement consultable, ce qui leur permettra d’effectuer leurs vérifications rapidement.
  

5. La solution peut-elle évoluer en même temps que vos besoins?

‍Certaines solutions comportent une liste prédéfinie d’indicateurs clés de performance et des fonctionnalités limitées. Si vous envisagez d’étendre vos initiatives en matière de RSE en fonction de la croissance de votre entreprise, de l’augmentation de vos ressources ou des changements du marché, un logiciel standard ne suffira pas. Vous devriez plutôt opter pour un logiciel adaptable qui vous offrira les possibilités suivantes :

• Être implémenté selon les besoins et les spécifications techniques de votre société. 
• Être mis à jour plusieurs fois par année pour vous donner accès aux meilleures caractéristiques (par exemple, des processus de collecte de données automatisés et des graphiques hautement personnalisables).
• Être construit pour s’adapter aux changements qui sont apportés aux cadres externes et aux lois.
  

6. À quel type de soutien vous attendez-vous de la part de votre fournisseur de logiciel-service?

Lorsque vous comparez les logiciels, ne faites pas que regarder les caractéristiques. Attardez-vous au type de service que vous allez recevoir. Un excellent fournisseur de logiciel-service doit :

• Vous remettre un calendrier clair pour l’implémentation de votre nouveau logiciel de déclaration de performance extra-financière.
• Prévoir des suivis réguliers avec vous pour s’assurer que la mise en œuvre se passe bien.
• Former votre équipe pour qu’elle sache bien utiliser le logiciel.
• Écouter vos commentaires et être disponible pour répondre à vos questions.
• Régler rapidement les problèmes ou les pannes (qui devraient rarement se produire).
• Vous informer des nouvelles fonctionnalités.
• Avoir intégré la durabilité au cœur de ses valeurs.

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Cela semble être un défi de taille pour un seul outil? Jetez un œil à cette solution de déclaration de performance extra-financière tout-en-un! Plus vous pourrez rationaliser et centraliser la collecte de données, l’analyse et la production de rapports, plus vous en apprendrez sur vos performances et mieux vous arriverez à apporter de réels changements au sein de votre organisation.