Retour d’expérience du Groupe Up sur la digitalisation du reporting extra-financier

Depuis juillet 2019, certaines entreprises françaises sont soumises à la Déclaration de Performance Extra-Financière (DPEF) afin d’assurer plus de transparence quant à leur performance ESG (économique, social et de gouvernance) et RSE (responsabilité sociale des entreprises). Ce processus lourd et complexe requiert du temps et des ressources et est également un processus lourd et complexe.

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Dans un monde de plus en plus digital, tant au niveau des processus et outils que des normes de travail, pourquoi ne pas digitaliser son reporting RSE ?

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Afin d’optimiser son processus de reporting et d’ancrer davantage la RSE dans sa stratégie d’entreprise, le Groupe Up a décidé de digitaliser l’ensemble de son reporting extra-financier. Metrio a accompagné le Groupe Up lors de ce processus. Nous les avons soutenus en centralisant toutes les étapes du reporting dans notre solution SaaS intégrée : collecte de données, génération d’indicateurs de performance, audit des données à distance par le Groupe Y Nexia et communication d’une DPEF 100 % digitale et dynamique. 

Qu’est-ce que la digitalisation du reporting ? 

La digitalisation du reporting se définit par l’automatisation des différentes étapes, de la centralisation des données à leur vérification et consolidation permettant ainsi le passage d’un rapport DPEF papier à une version publique interactive et digitale. Option que le Groupe Up a choisie en créant un microsite à travers sa plateforme Metrio accessible depuis son site corporatif. 

Pourquoi digitaliser son processus de reporting extra-financier ? 

Le Groupe Up représente 3 750 salariés répartis dans 26 pays à travers 4 continents. Le processus de collecte de données pour une entreprise de cette envergure n’apparaît pas comme une tâche facile. À cela s’ajoute la gestion, la définition et la pertinence des indicateurs de performance. L’acquisition d’un outil en ligne afin de centraliser et automatiser la collecte de données apparaît comme une évidence pour optimiser le processus. 

Afin de faciliter son processus de reporting extra-financier, le Groupe Up a préparé cette transition.

• Premièrement, il avait besoin d’un outil accessible par tous ses collaborateurs où chaque utilisateur pourrait avoir un rôle sur mesure en fonction de son rôle et son périmètre.
• Deuxièmement, un outil capable de centraliser la collecte des données et d’assurer la vérification de ces dernières de manière efficace, fiable donc traçable, sur les thématiques suivantes : gouvernance/risques, économique, sociale, sociétale, environnement. 
• Troisièmement, le Groupe Up souhaitait être en mesure de générer automatiquement des tableaux de bord de suivis de performance afin de piloter régulièrement les KPIs du Groupe. En effet, la coopérative, maison-mère, souhaitait être en mesure de répondre à ces parties prenantes et de produire les livrables RSE du Groupe et ceux des filiales, les Bilan Carbone ainsi que les bilans sociaux et ceux de la Fondation Up.

Digitaliser le processus jusqu’à l’audit externe

Toujours dans l’optique de simplifier son processus de reporting et d’en multiplier l’impact, le Groupe Up a également digitalisé l’audit de ses données extra-financières. Le Groupe Y Nexia, auditeur du Groupe Up, a eu accès temporairement à l’ensemble des données sélectionnées à partir du logiciel Metrio. Ceci leur a permis d’accéder simplement aux données brutes et à l’ensemble des informations relatives à leurs traçabilités (pièces justificatives, source, time stamp, seuil de variation, taux de couverture, etc.) 

Les résultats d’une digitalisation du processus de reporting extra-financier

Grâce à l’utilisation de la solution proposée par Metrio, le Groupe Up a optimisé son processus de reporting extra-financier et l’a digitalisé entièrement (de la collecte à la communication en passant par l’analyse des données). Afin de répondre aux besoins de la coopérative et d’obtenir les données les plus granulaires possibles, la collecte s’est faite dans chacune de ses filiales. Elles ont été, par la suite, consolidées au niveau du groupe afin d’avoir une vision d’ensemble de la performance extra-financière du Groupe Up. 

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Pour répondre aux besoins du Groupe Up, Metrio lui a proposé une solution agile qui lui a permis de réaliser des économies de ressources, mais, également, de prendre des décisions plus efficacement. Notre solution a aussi permis à l’équipe dédiée au reporting extra-financier et la communauté RSE du Groupe Up, de passer plus de temps aux expertises de chacun et non sur les tracas pouvant être causés par les collectes de données.